HR-аналитика для рекрутинговых агентств

Российский рынок рекрутинга в 2025–2026 годах работает в условиях парадокса: вакансий стало меньше, резюме — больше, но сроки закрытия позиций во многих сегментах всё равно растут. По данным hh.ru за август 2025 года, количество вакансий снизилось на 27% год к году, а количество резюме выросло на 27%. При этом кадровый дефицит остаётся одной из главных проблем бизнеса: 79% компаний называют нехватку людей ключевым вызовом, у 37% работодателей сроки найма выросли, у 46% остались без изменений и только у 17% сократились.

Скорость закрытия вакансий сильно зависит от уровня позиции. Среди топ-менеджеров только 9% вакансий закрываются за месяц, 39% — за 1–3 месяца, 35% — за 4–6 месяцев, а на 17% позиций уходит больше полугода. В среднем менеджменте ситуация быстрее: 21% вакансий закрывается за месяц, 57% — за 1–3 месяца. В массовом подборе темп выше: 68% вакансий закрываются в течение месяца.

На этом фоне растёт реальная стоимость найма. По экспертным оценкам, она может составлять от 30% до 100% годовой зарплаты сотрудника в зависимости от позиции. Даже одна массовая вакансия требует от рекрутера в среднем 10–30 часов работы. При средней зарплате специалиста это может означать 5 000–15 000 рублей только трудозатрат на одну позицию. Для агентства, которое работает по проектной оплате или success fee, такие цифры напрямую влияют на маржинальность каждой сделки.

Поэтому рекрутинговым агентствам уже недостаточно считать только количество откликов, закрытых вакансий и выручку по клиентам. Важно понимать, сколько стоит каждый кандидат, какой канал приводит людей до интервью и выхода на работу, где воронка теряет соискателей и какие заказчики действительно окупаются в долгую. Дальше разберём, как устроена HR-аналитика для рекрутинговых агентств, какие метрики нужно отслеживать и где чаще всего теряются деньги.

Две воронки вместо одной: кому рекрутинговые агентства продают на самом деле

В отличие от внутренних HR-команд, рекрутинговое агентство работает сразу с двумя рынками: кандидатами и компаниями-заказчиками. Поэтому у него не одна воронка, а две параллельные системы привлечения.

Первая воронка — кандидаты. Агентству нужно постоянно пополнять базу соискателей под текущие и будущие вакансии клиентов. Для этого используются hh.ru, «Авито Работа», VK, Telegram Ads, рассылки, реферальные программы, контекстная реклама по запросам вроде «работа в...». Этот поток нельзя остановить: даже если часть вакансий уже закрыта, база кандидатов всё равно должна обновляться.

Вторая воронка — компании-заказчики. Здесь агентство привлекает работодателей, которые готовы передать подбор на аутсорс. Каналы другие: «Яндекс Директ» по запросам «рекрутинговое агентство», экспертный контент, SEO, деловые мероприятия, холодные касания, партнёрские рекомендации. Цикл сделки длиннее, чек выше, а ценность клиента обычно раскрывается не в одной вакансии, а в повторных заказах и LTV.

В итоге агентство одновременно тратит бюджет на два разных рынка, ведёт две воронки и должно понимать, какие каналы окупаются в каждой из них. Без сквозной аналитики это превращается в управление по ощущениям: часть бюджета работает, часть — просто создаёт активность, но отделить одно от другого сложно.

Проблема в том, что ошибки в такой системе редко выглядят как очевидные провалы. В отчётах могут быть отклики, звонки, встречи и закрытые вакансии, но при этом агентство всё равно теряет деньги: на дорогих нерелевантных кандидатах, медленной обработке заявок, неатрибутированных звонках и клиентах, которые не окупаются после первой сделки. Разберём основные точки потерь.

Где рекрутинговые агентства теряют деньги: типичные проблемы

Проблема 1. Агентство не считает стоимость привлечения кандидата по каждому каналу

Многие агентства считают общий поток откликов, но не видят стоимость релевантного кандидата в разрезе источников. Сколько стоит кандидат с hh.ru, сколько — из VK, сколько — из Telegram-канала, сколько — из контекстной рекламы или реферальной программы.

Особенно часто теряются кандидаты, которые не пришли напрямую в ATS: позвонили по телефону, написали в мессенджер, обратились по рекомендации. Их заводят вручную с источником «другое» или вообще без источника. В результате агентство не может связать закрытую вакансию с конкретным каналом привлечения.

Для массового подбора это критично. Соискатели рабочих специальностей часто не отправляют резюме, а сразу звонят или пишут в мессенджер. Если такие обращения не попадают в аналитику, агентство видит только часть воронки и ошибается в оценке эффективности каналов.

Проблема 2. Маркетинг и рекрутмент работают в разных системах

Рекламные кабинеты, CRM, ATS, мессенджеры, телефония и таблицы часто живут отдельно друг от друга. Данные приходится сводить вручную: выгружать отчёты, сопоставлять заявки, искать источники, проверять статусы кандидатов и клиентов.

Такая отчётность быстро устаревает. Пока команда собрала данные за неделю или месяц, ситуация в каналах уже изменилась. В итоге решения по бюджету принимаются с задержкой, а не на основе актуальной картины.

Проблема 3. Агентство не видит, где именно ломается воронка

Допустим, агентство получило 200 откликов. До финального интервью дошли 12 кандидатов, на работу вышли 3. На первый взгляд воронка работает: отклики есть, финальные кандидаты есть, выходы есть. Но без детализации непонятно, где именно теряются люди.

Проблема может быть на скрининге, первичном интервью, тестовом задании, этапе согласования с заказчиком, оффере или выходе на работу. Если эти этапы не размечены в HR-аналитике, рекрутер работает больше, но не обязательно эффективнее.

В рекрутинге скорость особенно важна: интерес кандидата к вакансии снижается уже через несколько дней после отклика. Поэтому задержки в обработке заявок, обратной связи и согласовании с заказчиком напрямую влияют на конверсию в выход на работу.

Проблема 4. Звонки недооцениваются как канал лидогенерации

В рекрутинге голосовая коммуникация остаётся одним из ключевых каналов, особенно в массовом сегменте. По данным за начало 2026 года, 46% кандидатов отвечают на звонки через сервис, из них 30,98% — с первой попытки. В течение суток через звонок удаётся выйти на связь с 52% соискателей. Если звонки используются вместе с чатом, в 56% случаев рекрутеры устанавливают контакт за 24 часа.

Это значит, что звонок — не вспомогательный канал, а важная часть воронки. Если звонки не связаны с рекламными источниками, значительная часть конверсий выпадает из отчётности. Агентство платит за привлечение кандидатов, но не видит, какие каналы реально приводят людей до контакта, интервью и выхода на работу.

Все эти проблемы сводятся к одному: агентство видит активность, но не всегда видит экономику подбора. Чтобы управлять не количеством откликов, а маржинальностью вакансий и каналов, нужно связать данные по кандидатам, клиентам, рекламе, звонкам и этапам воронки в единую систему. Разберём, как должна быть устроена такая HR-аналитика.

Как должна выглядеть корректная HR-аналитика

Она строится по принципу сквозной цепочки. Поскольку агентство работает с двумя аудиториями, таких цепочек тоже две.

Первая — воронка кандидатов:

Рекламный канал → визит на сайт или отклик на площадке → создание кандидата в ATS → этапы отбора (скрининг, интервью, тестовое) → передача заказчику → оффер → выход на работу.

Вторая цепочка — воронка клиентов-заказчиков:

Рекламный канал → визит на сайт агентства → заявка или звонок от компании → встреча → подписание договора → первая оплата → повторные сделки и LTV клиента.

На каждом этапе нужно фиксировать четыре параметра: источник трафика, стоимость привлечения, время прохождения этапа и итоговый результат. Только тогда становятся доступны реальные метрики для hr-аналитики:

• стоимость закрытой вакансии в разрезе канала,
• конверсия на каждом этапе воронки,
• ROI по каждому рекламному источнику,
• эффективность каждого рекрутера и менеджера по работе с заказчиками,
• средний цикл сделки и LTV клиента-работодателя.

Для этого данные из рекламы, телефонии, мессенджеров, CRM и ATS должны собираться в единую систему. Иначе агентство видит только отдельные фрагменты: отклики в одном отчёте, звонки — в другом, статусы кандидатов — в третьем, сделки с клиентами — в четвёртом. Сквозная аналитика нужна именно для того, чтобы связать эти фрагменты в одну картину и понять, какие действия приносят деньги, а какие только создают нагрузку на команду.

Как Roistat помогает рекрутинговым агентствам связать маркетинг, подбор и продажи

Roistat — российская платформа сквозной аналитики, которая объединяет данные из рекламы, сайта, телефонии, мессенджеров, CRM и других систем в одном интерфейсе. Клиентам доступна сквозная бизнес-аналитика и ещё более 20 инструментов в единой экосистеме.

Для рекрутингового агентства это важно по простой причине: подбор, продажи и маркетинг обычно живут в разных инструментах. В то время как управлять экономикой найма можно только в тот момент, когда все эти данные связаны между собой.

Фактически Roistat помогает агентству видеть полный путь: от первого рекламного касания до заявки, звонка, статуса кандидата, закрытой вакансии, оплаты от заказчика и повторных сделок. Ниже — ключевые инструменты, которые решают основные задачи рекрутинговых агентств.

1. Сквозная аналитика: от рекламного канала до оплаты

Сквозная аналитика — основной инструмент Roistat. Именно здесь собираются и агрегируются все данные по визитам, заявкам и сделкам, зафиксированные счётчиком Roistat и подгруженные из рекламных кабинетов и CRM.

Это значит, что в одном отчёте можно увидеть не только количество кликов или заявок, а всю цепочку по каждому каналу:

• сколько кандидатов пришло из «Яндекс Директа», VK, органического поиска, Telegram или hh.ru;
• сколько из них дошло до финального этапа;
• сколько вышло на работу;
• какую выручку это принесло агентству.

Аналогично можно анализировать воронку компаний-заказчиков: из какого канала пришёл клиент, оставил ли заявку, дошёл ли до встречи, подписал ли договор, оплатил ли подбор и вернулся ли с повторными вакансиями.

Отчёты можно строить по разным срезам:

• рекламный источник, кампания, объявление и ключевое слово;
• рекрутер или менеджер;
• статус сделки;
• посадочная страница;
• дата визита, заявки, звонка или оплаты;
• дополнительные поля из CRM: тип вакансии, грейд, отрасль заказчика, регион, формат подбора.

В таблицах Roistat показатели автоматически подсвечиваются: худшие значения — красным, лучшие — зелёным. Это помогает быстрее находить проблемные каналы, просадки в воронке и точки роста без ручного сравнения десятков строк.

Количество отчётов не ограничено. Их можно сохранять, группировать по папкам, добавлять в избранное, выделять цветом, выгружать в Excel, отправлять коллегам ссылкой в режиме просмотра или настраивать автоматическую отправку на почту.

Например, агентство может раз в неделю высылать собственнику сводку по стоимости кандидата, закрытым вакансиям, выручке и эффективности каналов.

Для агентства ценность такого отчёта не в том, чтобы увидеть «30 000 кликов из Яндекс Директа». Важно понять экономику: например, 2 912 визитов → 80 заявок → 40 кандидатов на финальном этапе → 20 закрытых вакансий → 163 094 рубля оплаты от заказчика. Рядом можно сравнить такие же цепочки по VK, Telegram, SEO и другим каналам.

Отдельно для рекрутинга важен специальный отчёт «Воронка статусов». Он показывает конверсию между этапами: от лида к скринингу, от скрининга к собеседованию, от собеседования к офферу, от оффера к выходу на работу.

Такая сводка помогает быстро найти узкое место. Если, например, 70% кандидатов отсеиваются после первого телефонного разговора, причина может быть в нерелевантном трафике, слабом скрипте, ошибках конкретного рекрутера или неконкурентных условиях вакансии. Без аналитики это остаётся на уровне догадок.

2. Мультиканальная аналитика: как увидеть весь путь кандидата или клиента

Кандидаты и заказчики редко принимают решение после одного касания. Человек может увидеть объявление, перейти на сайт, позже найти агентство в поиске, подписаться на Telegram-канал, а заявку оставить уже по прямому заходу. Если считать только последний источник, часть каналов будет выглядеть бесполезной, хотя именно они сформировали интерес.

Roistat фиксирует всю цепочку визитов и позволяет применять разные модели атрибуции — первого касания, последнего касания, линейную, по убыванию. Это важно для корректного распределения ценности между каналами и отражается на решениях по бюджету.

«Мультиканальная аналитика» Roistat фиксирует цепочку визитов и позволяет применять разные модели атрибуции:

• по первому касанию;
• по последнему касанию;
• линейную модель;
• модель по убыванию и другие варианты распределения ценности между каналами.

Для рекрутингового агентства это важно в двух случаях.

Первый — привлечение кандидатов. Например, кандидат сначала увидел вакансию в рекламе, потом вернулся через поиск, а откликнулся после перехода из мессенджера. Без мультиканальной аналитики можно ошибочно решить, что сработал только последний канал.

Второй — привлечение клиентов-заказчиков. B2B-сделка часто начинается с экспертной статьи, продолжается ретаргетингом, затем встречей или звонком. Если оценивать только финальную заявку, агентство может отключить каналы, которые влияют на спрос в начале воронки.

Дополнительно в Roistat можно построить отчёт «Цепочка визитов». Он показывает, какие комбинации каналов чаще приводят к заявкам, звонкам, договорам и оплатам.

Это помогает не просто оценивать источники по отдельности, а находить рабочие связки и масштабировать их.

3. Коллтрекинг: откуда звонят кандидаты и клиенты

Звонки — один из ключевых каналов в рекрутинге. Кандидаты звонят, чтобы уточнить зарплату, график, условия и адрес. Работодатели хотят обсудить подбор, сроки, стоимость и формат работы. Если эти обращения не связаны с рекламными источниками, аналитика остаётся неполной.

Коллтрекинг Roistat показывает, из какого канала пришёл человек перед звонком — вплоть до рекламной кампании, объявления, ключевого слова, посадочной страницы, поискового запроса. После звонка данные передаются в CRM, а обращение связывается с конкретным источником.

В Roistat доступны два режима коллтрекинга.

Динамический коллтрекинг подходит для онлайн-каналов. Каждому посетителю сайта показывается подменный номер, и система фиксирует, из какого источника пришёл этот человек.

Статический коллтрекинг используется для офлайн- и отдельных внешних каналов: визиток, наружной рекламы, печатных материалов, объявлений на площадках. За каждым источником закрепляется отдельный номер. Для агентства это способ понять, откуда именно позвонил кандидат или клиент.

В дашборде коллтрекинга отображаются ключевые показатели: общее количество звонков, уникальные звонки, пропущенные обращения, распределение по каналам, времени суток и дням недели. Записи звонков доступны для прослушивания прямо из интерфейса.

Важно добавить, что коллтрекинг Roistat интегрируется с популярными CRM: amoCRM, «Битрикс24», Мегаплан, HubSpot и другими. Информация о звонке может автоматически создавать или обновлять сделку в CRM с указанием источника.

Для рекрутингового агентства это закрывает частую проблему — когда кандидат не оставил заявку на сайте, а сразу позвонил. Без коллтрекинга такой контакт легко потерять в аналитике, а благодаря данному инструменту звонок становится полноценной частью воронки.

4. Виртуальная АТС: как управлять звонками внутри агентства

Виртуальная АТС Roistat — облачная телефония внутри экосистемы платформы. Она помогает не только принимать звонки, но и управлять нагрузкой рекрутеров, контролировать пропущенные обращения и связывать телефонные коммуникации с аналитикой.

С помощью ВАТС агентство может быстро организовать колл-центр: подключить нужное количество операторов, настроить очереди, переадресацию по группам, голосовые приветствия и сценарии распределения входящих звонков. Рекрутеры могут работать с SIP-телефона, компьютера через браузерный виджет или мобильного телефона.

Виртуальная АТС также интегрирована с коллтрекингом Roistat. Поэтому входящие звонки автоматически атрибутируются к рекламным источникам и попадают в сквозную аналитику. В результате агентство видит не просто факт звонка, а полную цепочку: какой канал привёл обращение, кто из рекрутеров принял звонок, сколько длился разговор и чем он закончился.

Кроме того, внутри ВАТС доступны аналитические дашборды: количество принятых и пропущенных звонков по каждому оператору, среднее время разговора, статус присутствия, периоды онлайн и перерывы. Для руководителя рекрутинговой команды это инструмент контроля загрузки и качества обработки входящего потока.

Причём записи звонков из ВАТС можно передавать в речевую аналитику Roistat, чтобы дальше оценивать не только факт звонка, но и содержание разговора.

Дополнительная возможность — режим суфлёра: руководитель может подключиться к разговору и подсказывать оператору так, чтобы кандидат или клиент этого не слышал. Это полезно при обучении новых рекрутеров и работе со сложными вакансиями.

Подключение операторов к ВАТС оплачивается по актуальным тарифам Roistat. Для новых пользователей доступен тестовый период на 14 дней: в это время можно бесплатно подключить двух операторов. После окончания этого срока оплата за операторов и подключённые номера списывается ежедневно равными частями от месячной стоимости — без крупного разового платежа.

5. Речевая аналитика: что происходит во время звонков

Речевая аналитика Roistat автоматически расшифровывает записи звонков в текст и анализирует их содержание. Для рекрутинговых агентств это особенно важно: вручную прослушивать сотни разговоров невозможно, а именно в звонках часто видны причины отказов, ошибки рекрутеров и слабые места вакансий.

Инструмент включает несколько ключевых функций.

ИИ-теги автоматически размечают звонки по содержанию разговора. Их можно настроить под задачи агентства: «кандидат отказался», «интерес к вакансии», «клиент уточнял условия», «жалоба», «нецелевой звонок», «обсуждение зарплаты», «неудобный график». После разметки руководитель может фильтровать звонки по тегам и быстро находить нужные разговоры.

«Словари» помогают отслеживать ключевые слова и фразы. Например, словарь «Возражения кандидата» может включать фразы «низкая зарплата», «неудобный график», «далеко от дома», «не подходит сменность». Словарь «Ошибки рекрутера» — сочетания, которые не должны звучать в диалоге. Если фраза из стоп-листа появилась в разговоре, система зафиксирует это автоматически — без необходимости ручного прослушивания.

Чек-листы позволяют контролировать соблюдение скрипта. Агентство задаёт пункты, которые рекрутер должен выполнить в звонке: уточнить ожидания по зарплате, рассказать о компании-заказчике, проверить релевантный опыт, объяснить график, получить согласие на передачу данных. После звонка система проверяет, какие пункты были выполнены, и формирует оценку разговора.

Дашборд речевой аналитики показывает агрегированную картину: сколько звонков проверено, какой процент прошёл по чек-листу, какие теги встречаются чаще всего, у каких рекрутеров показатели ниже среднего. Это заменяет выборочный ручной контроль системным мониторингом качества.

В «Речевую аналитику» можно передавать записи из ВАТС Roistat автоматически. Также поддерживается загрузка записей из сторонних систем телефонии вручную или через API.

5. Тарифы и подключение

Roistat работает по модели подписки: оплата списывается с баланса аккаунта, а итоговая стоимость зависит от набора подключённых инструментов и объёма данных.

Для новых пользователей доступен тестовый период на 14 дней. В него входят все инструменты платформы и два оператора ВАТС без оплаты. За это время можно подключить CRM, рекламные каналы, телефонию и получить первые данные по воронке.

Платформа устроена модульно: агентство может начать с базового набора — «Сквозная аналитика» и «Коллтрекинг», а затем подключить «ВАТС» и «Речевая аналитика», когда появится потребность глубже работать со звонками и качеством коммуникаций.

Главное: аналитика должна считать деньги, а не отклики

HR-аналитика 2026 года — это уже не таблица с количеством резюме и закрытых вакансий. В контексте рекрутингового агентства речь идёт о сквозной системе, которая связывает рекламные расходы, заявки, звонки, этапы подбора, закрытые вакансии и оплату от заказчиков.

Такая аналитика помогает управлять не только потоком кандидатов, но и экономикой агентства: видеть стоимость привлечения, находить слабые места в воронке, сравнивать каналы, оценивать работу рекрутеров и принимать решения по бюджету на основе данных, а не ощущений.

Поэтому если агентство продолжает считать только отклики, часть денег неизбежно уходит в нерезультативные каналы, а время рекрутеров — на нерелевантных кандидатов. Сквозная аналитика показывает, где именно это происходит и что нужно менять.

Roistat закрывает разрыв между маркетингом, продажами и рекрутментом: данные из рекламы, телефонии, CRM и других систем собираются в одном интерфейсе. Начать можно с тестового периода: за 14 дней агентство успевает подключить основные источники данных, увидеть первые отчёты и понять, где в воронке находятся узкие места.

Часто задаваемые вопросы