ERP

Что такое ERP-система простыми словами

ERP (Enterprise Resource Planning) — это программное обеспечение для автоматизации бизнес-процессов компании. Компания собирает данные о продукте, работе сотрудников, бизнес-показателях в одном месте. С ERP можно оптимизировать внутренние процессы, хранить массивы данных, необходимые для принятия решений, и упростить процессы управления компанией.

Система помогает автоматизировать рутинные процессы — денежные переводы, формирование отчётности, контроль работы компании.

Задача ERP — увеличить эффективность всей компании: топ-менеджмента, сотрудников, подрядчиков, производителей, контрагентов. Когда в компании единая система данных, работа становится прозрачной.

Чем ERP отличается от CRM

ERP и CRM похожи по задачам. Они нужны, чтобы автоматизировать бизнес-процессы и повысить эффективность компании. Однако у этих систем по-разному расставлены приоритеты.

ERP	CRM
Поможет наладить производство товаров, разобраться с документооборотом, увеличить оборот продукции, наладить взаимодействие отделов	Помогает компании увеличивать продажи и привлекать новых клиентов. CRM хранит данные о пользователях, напоминает менеджерам по продажам о задачах и звонках

Подробнее про CRM-систему и влияние на эффективность отдела продаж читайте в нашем блоге.

Что учитывает ERP-система

1. Производство и продукт — оценка состояния производственных мощностей, себестоимости продукции, состояния и наличия ресурсов, жизненного цикла продукта.
2. Сотрудников — ведение кадрового учёта, расчёт зарплаты, составление расписания работы, контроль за рабочим временем, инструменты мотивации.
3. Финансы — учёт доходов и расходов бизнеса, планирование бюджета, формирование отчётности.
4. Общение с заказчиками и контрагентами — фиксирование истории общения с клиентами, планирование маркетинговых активностей.
5. Продажи — ценообразование, работа с заказами и точками сбыта.
6. Поставки — управление закупками, поставщиками, логистикой, прогнозирование спроса.

Каким бизнесам и зачем нужна ERP

В Vnmtsolutions изучили рынок ERP-систем и составили 10 отраслей, где компании успешно используют автоматизацию бизнес-процессов. Среди них: ритейл, промышленность, производство продуктов питания, здравоохранение, строительство и другие.

Как понять, когда необходимо внедрять ERP? Есть несколько признаков, которые помогут определить, что пора повысить эффективность компании:

1. Много рутинных процессов, которые снижают мотивацию у сотрудников и воруют время у компании.
2. Недостаточно оперативной информации — приходится принимать важные решения, ориентируясь на устаревшие или приблизительные данные.
3. Для автоматизации бизнес-процессов интегрирована устаревшая система или несколько разрозненных сервисов, которые невозможно объединить. Отсюда двойной ввод и дублирование данных, недопонимание между отделами, которые используют разные системы.
4. Сотрудники из разных отделов плохо взаимодействуют друг с другом — отказывают в помощи, не отвечают на запросы, делают по-своему, игнорируя процессы коллег.
5. Доступ к информации можно получить только в офисе компании.
6. Нет инструментов контроля или используются такие сервисы, которые некорректно рассчитывают время работы сотрудников.
7. Подготовка отчётов и документов постоянно затягивается, из-за чего бизнес теряет деньги, получает штрафы, не может вовремя заплатить поставщикам.
8. Продажи и маркетинг никак не связаны — этим занимаются две разные команды, которые никак не соприкасаются друг с другом.

Рассказали в блоге: как улучшить маркетинг с помощью CRM.

В чём преимущества и недостатки ERP-системы компании

Плюсы	Минусы
Прозрачность — работу любого отдела можно отследить и оценить в режиме реального времени. Для этого не нужно находиться в офисе или на производстве — достаточно иметь доступ к системе	Дорогое решение — для внедрения ERP нужно собрать систему под выбранную структуру и процессы компании. Её нужно настроить, адаптировать, обучить сотрудников и обслуживать в дальнейшем. Чем крупнее бизнес, тем дороже внедрение ERP
Одна система дешевле, чем несколько разных сервисов. ERP заменит множество отдельных программ, соберёт в себе инструменты для автоматизации работы компании	Длительное внедрение — для автоматизации всех бизнес-процессов может потребоваться не один месяц и даже не полгода. В крупные компании ERP могут внедрять в течение нескольких лет
Защита информации — если использовать несколько решений, увеличивается риск утечки данных. ERP хранит данные в одном месте, компания контролирует доступ, есть общие стандарты для ввода и вывода данных	Сложный интерфейс — некоторые системы придётся изучать дольше. Сотрудникам может быть тяжело разобраться в новой сложной программе
Автоматизация документооборота — вся отчётность формируется по единым стандартам и шаблонам. Это позволяет быстро создавать документы	Сложный перенос данных — чтобы объединить информацию из других сервисов в ERP, необходимо потратить лишнее время на дополнительную обработку данных. Ведь у ERP свои стандарты ввода и вывода данных
Анализ данных — когда вся информация по компании находится в одном месте, проще анализировать данные, планировать развитие, учитывая множество показателей	Зависимость от подрядчика — компания, которая настроила систему, продолжает поддерживать её работу после интеграции. На внесение изменений в ERP у компании может не быть ресурсов — придётся обращаться к подрядчику

Как выбрать ERP

1. Оценить потребности своей компании

В Panorama Consulting исследовали опыт внедрения ERP в 2020 году. Лишь 15% компаний, внедривших систему, ощутили преимущество в виде снижения затрат на обслуживание IT. Одной из причин является неверный подход к внедрению системы. Компании сначала выбирают систему, а потом думают про свои потребности — нужна ли им ERP, какие задачи поможет решить, какие показатели улучшить.

Из-за такого подхода увеличивается стоимость и время внедрения — специалистам по интеграции приходится учитывать всё новые и новые запросы бизнеса. Чтобы избежать этого, следует подготовиться к выбору системы — сформировать требования к системе автоматизации процессов. По ним проще подобрать эффективную систему и объяснить специалистам по интеграции, что действительно нужно бизнесу, а от чего можно отказаться.

2. Изучить примеры, кейсы, отзывы

Важно изучить конкурентов и свой рынок — использует ли кто-то ERP, чего удалось добиться внедрением, какие системы внедряют. Чужой опыт поможет избежать ошибок и использовать идеи для внедрения. Можно посмотреть, что о системах пишут сами разработчики и их клиенты.

3. Рассчитать стоимость

На рынке ERP много решений с разными ценами и лицензиями. Некоторые рассчитывают стоимость по количеству пользователей, другие — по числу операций. Стоимость нужна, чтобы корректно сформировать бюджет и не столкнуться с неожиданными тратами после заключения договора внедрения.

С чего начать внедрение ERP-системы

Система автоматизации процессов не будет работать сразу после покупки ПО. Сначала его необходимо интегрировать и настроить. Чем больше бизнес, тем больше времени уйдёт на это.

С внедрением системы помогут интеграторы — специалисты, которые занимаются настройкой ERP.

Что запомнить про ERP

Система автоматизации процессов может помочь ускорить рост компании. Руководство сможет анализировать актуальные данные о работе отделов, контролировать расходы и доходы, отслеживать количество продуктов. Появится прозрачность в работе отделов, увеличится скорость и качество документооборота.

Однако выбор и внедрение ERP-системы — длительный процесс, на который нужно выделить бюджет и время. На поиск подходящего решения может уйти несколько месяцев, а на интеграцию — несколько лет. Но в итоге компания получит централизованную систему данных, которая учитывает процессы внутри компании и помогает улучшать бизнес-показатели.