Виртуальная мини-АТС для офиса

Как быстро и бюджетно организовать работу операторов с помощью виртуальной мини-АТС для офиса.

Рассказали, в чём преимущество виртуальной мини-АТС, как с помощью облачной станции экономить бюджет, какие инструменты Roistat помогут оперативно повысить качество обработки звонков и увеличить конверсию в заявку.

Что такое виртуальная мини-АТС

Виртуальная мини-АТС для офиса — это телефонная станция, которая помогает бизнесу организовать систему звонков с пользователями и клиентами в онлайне. В такой станции телефонный сигнал передаётся не через проводные телефоны, а по интернету. С мини-АТС удобно синхронизировать внешнюю и внутреннюю телефонию, она работает независимо от телефонных линий. Главное условие для функционирования виртуальной мини-АТС — наличие гаджета и интернета.

Виртуальную АТС для офиса легко запустить. Как это выглядит:

• компания покупает доступ к виртуальной АТС — чаще всего, по подписке;
• арендует нужное количество номеров, которые будут переадресовывать звонки клиентов на главный телефон компании;
• АТС работает через интернет — не нужно устанавливать телефонную станцию в офисе;
• компания пользуется всеми функциями мини-АТС.

Для какого офиса подойдёт виртуальная мини-АТС

Такой сервис пригодится любому бизнесу, к которому приходят лиды по телефону и который стремится снизить траты на работу колл-центра и отдела продаж. Мини-АТС не занимает места в офисе — сервис функционирует в виртуальном пространстве, вся работа ведётся онлайн.

Для какого бизнеса нужна облачная мини-АТС:

• финансовый сектор,
• интернет-провайдеры,
• онлайн-магазины и т.д.

Почему бизнесу не обойтись без виртуальной мини-АТС

• Легко упустить лидов, которые не дозвонились или не смогли получить конкретный ответ от оператора. Мини-АТС фиксирует все звонки и с помощью автоматизированных уведомлений напоминает операторам об упущенных звонках. Это помогает быстро отреагировать и перезвонить клиенту.
• Офлайн-офис обходится дороже. С помощью виртуальной мини-АТС для офиса легко запустить колл-центр на удалёнке. Менеджеры и операторы принимают звонки и заявки с любого гаджета, находясь в любой точки страны. Это спасёт компанию от лишних трат на аренду офиса.
• Обычная АТС требует настройки и обслуживания. Мини-АТС легко подключить — достаточно зарегистрироваться на онлайн-платформе, добавить номера — и колл-центр готов к работе.

Особенности и отличия виртуальной мини-АТС

• Мобильность — офис с облачной АТС можно организовать в любом помещении, в любой точке страны. Компания может переехать из одного города в другой — номера останутся прежними, не придётся ничего менять и переводить клиентов на другие номера. Фактически с АТС можно не думать о том, сколько нужно платить операторам, какие номера подключать в каждом регионе, какой код региона выбрать. Всё это в зоне ответственности сервиса и площадки, которая его предоставляет. Бизнес получает готовый инструмент для обработки звонков и связи с клиентами.
• Переадресация — внутри мини-АТС множество полезных функций и инструментов. Например, коллтрекинг — этот сервис использует систему дополнительных номеров, с которых звонки переадресовываются на конечный номер компании. Коллтрекинг позволяет экономить на аренде и покупке номеров.
• Хранение — мини-АТС учитывает каждый звонок в компанию. Звонки попадают в базу данных, даже если клиент не дозвонился. Так компания узнает об этом и не потеряет потенциального клиента.
• Перераспределение — виртуальная станция помогает организовать работу крупного колл-центра. Сервис автоматически перераспределяет входящие звонки между сотрудниками и отделами в зависимости от запроса клиента. Мини-АТС умеет принимать и обрабатывать несколько звонков одновременно, формировать очередь из входящих звонков, если в компании позвонили много клиентов в один момент.
• Запись — АТС записывает разговоры с клиентами, это помогает оценивать работу операторов и менеджеров, находить слабые места и точки роста в общении с клиентами.

Как организовать в офисе виртуальную мини-АТС

Как и любая облачная станция мини-АТС не требует покупки специфического оборудования — самой станции и телефонов. Сервис работает в виртуальном пространстве — всё оборудование находится в компании, которая предоставляет виртуальную АТС. Бизнес получает доступ к сервису и нужное количество номеров. Этого хватит, чтобы организовать в офисе виртуальный колл-центр.

Что нужно для виртуальной мини-АТС в офисе:

• подписка на сервис с виртуальной станцией;
• арендованные или купленные номера для связи с вашей компанией;
• сотрудники — операторы и менеджеры по продажам;
• гаджеты, с помощью которых они будут связываться с клиентами.

Как выбрать виртуальную мини-АТС

• Изучите цены. Стоимость облачной станции зависит от двух факторов — количества подключённых пользователей и телефонных номеров. Обычно в сервисах, предоставляющих услуги виртуальной мини-АТС для офиса, есть калькулятор стоимости. Например, такой калькулятор есть у Roistat — с его помощью можно определить примерную стоимость подключения Виртуальной АТС Roistat.
• Проверьте, поддерживает ли станция многоканальные номера. Без этого нет смысла подключать мини-АТС. Многоканальные номера помогут принимать звонки одновременно в большом количестве без подключения дополнительных номеров.
• Посмотрите, как управлять номера. Полезно, если в виртуальной станции можно зафиксировать номера за отделами или конкретными сотрудниками. Так пользователи смогут  сразу попасть к нужному специалисту.
• Изучите инструменты аналитики в мини-АТС. В таких системах часто предлагают возможность проверять данные по звонкам. Чем больше возможностей аналитики в виртуальной АТС, тем она более полезна для бизнеса. Продвинутые мини-АТС позволяют оценивать работу менеджеров по продажам, анализировать их разговоры с клиентами, автоматизировать работу колл-центра с помощью данных, улучшить эффективность отдела продаж.
• Посмотрите, требует ли переадресация дополнительных расходов. Обычно в виртуальных АТС берут дополнительную плату за добавление номеров, купленных или арендованных в других сервисах. Всегда проще добавить номера из сервиса, который предоставляет виртуальную мини-АТС.

Решение от Roistat — виртуальная АТС с широким функционалом

Roistat — это сервис сквозной аналитики с более чем 20-ю инструментами для аналитики, роста лидов и продаж, которые помогут уменьшить нецелевые расходы, найти эффективные каналы рекламы и привлекать больше пользователей за меньшие деньги.

Roistat Телефония — один из продвинутых инструментов Roistat. В него входит виртуальная АТС и множество полезных функций для оптимизации работы отдела продаж. С помощью этого сервиса легко организовать работу колл-центра удалённо. Инструмент позволяет принимать звонки через интернет. 

Операторы и менеджеры общаются с клиентами по сети — для подключения виртуальной мини-АТС для офиса не понадобится аренда дополнительных помещений и покупка специфического оборудования. Для работы Roistat Телефонии достаточно иметь выход в интернет и удобный гаджет: компьютер, смартфон, планшет.

Как виртуальная мини-АТС от Roistat поможет организовать эффективную работу в колл-центре и повысить бизнес-метрики

Автоматизируйте работу с помощью заданных сценариев. В виртуальной АТС Roistat можно распределять звонки по сотрудникам и по группам специалистов — для каждой группы можно подключать собственные сценарии звонков. К примеру, для звонков от определённых клиентов можно установить сценарий «Соединить с ведущим менеджером». А если принимаете звонки ночью, можно передавать все звонки после 18.00 на операторов, которые дежурят по ночам. Это поможет разделить нагрузку на колл-центр и не упустить ни одного телефонного обращения.

Быстро интегрируйте с любой CRM-системой. Виртуальную станцию Roistat легко соединить с CRM — сервис поддерживает интеграцию с 50+ системами. Сможете оперативно создавать карточки клиентов, получать данные по сделкам и передавать информацию из CRM в АТС. Например, с виртуальной мини-АТС можно сделать так, чтобы на экране менеджера высвечивалась карточка о клиенте, которая подгрузилась из CRM. Это поможет оператору быстрее обработать звонок и использовать информацию о прошлых заявках и заказах клиента для его продвижения по воронке продаж.

Оценивайте работу менеджеров по продажам. С помощью отчёта по менеджерам в Roistat можно определить, как работают специалисты отдела продаж — сколько заявок обрабатывают, сколько доводят до продаж, сколько теряют и почему, как общаются с клиентами. Зная статистику по заявкам с телефона, можно найти слабые места в работе менеджеров и понять, как улучшить их работу, чтобы повысить конверсию в заявку или покупку.

А с помощью отчёта Контроль присутствия легко отслеживать активность специалистов в течение дня.

Держите руку на пульсе. В виртуальной АТС удобно отслеживать звонки — например, вы сразу узнаете, если оператор пропустит звонок. В Roistat легко задать отправку уведомлений по сценарию — например, когда менеджер не ответил на звонок. Такие уведомления можно настроить на телефоны операторов. Так они смогут не упускать звонки и перезванивать недозвонившимся пользователям.

Оптимизируйте работу операторов и стажёров. В Roistat Телефония есть режим суфлёра. Этот инструмент помогает незаметно для клиента подключаться к разговору. Такой оператор-суфлёр может слушать звонок и давать подсказки оператору, который ведёт разговор с клиентом. С режимом суфлёра можно быстро научить стажёра, как правильно вести общение с клиентами и подтянуть опытного оператора.

Определяйте, откуда приходят заявки по телефону. В облачной мини-АТС Roistat есть отчёт по источнику звонка. Это удобный дашборд для анализа эффективности рекламных каналов — с его помощью легко определить, с каких объявлений приходят заявки по телефону, какую выручку и прибыль приносят клиенты, которые перед звонком посмотрели вашу рекламу. Roistat автоматически собирает и актуализирует данные по всей рекламе.

Как в несколько кликов проанализировать рекламу и начать экономить рекламный бюджет, повышая бизнес-метрики — рассказали в нашем блоге.

Дополнительно к виртуальной АТС Roistat — коллтрекинг и речевая аналитика для эффективных продаж

Коллтрекинг

Один из основных инструментов при работе с виртуальной станцией. Коллтрекинг Roistat помогает фиксировать каждый звонок в компанию. Данные попадают в дашборд сквозной аналитики, где легко посмотреть статистику по менеджерам и информацию об эффективности рекламы.

А ещё с коллтрекингом можно потратить меньше — не придётся покупать много новых номеров. Коллтрекинг Roistat использует систему дополнительных номеров — клиенты звонят по таким номерам, но попадают на основной номер компании. Так коллтрекинг собирает информацию об источниках звонках.

Почему без коллтрекинга бизнес, получающий лидов по телефону, теряет прибыль — рассказали в блоге Roistat.

Речевая аналитика

Второй важный инструмент для виртуальной мини-АТС — с его помощью можно быстро повысить качество обслуживания клиентов и обработки звонков.

Речевая аналитика Roistat умеет расшифровывать звонки в текст, а потом автоматически анализирует расшифровки. В сервисе есть собственный словарь для общения с клиентами, можно добавить собственные скрипты — речевая аналитика будет опираться на эти данные при анализе звонков. Подозрительные места в разговорах инструмент отмечает тегами — например, если менеджер грубил или отходил от скриптов.

Коллтрекинг и речевую аналитику можно бесплатно протестировать вместе с виртуальной мини-АТС Roistat. На нашей площадке есть бесплатный доступ на 14 дней, которые позволяет бесплатно использовать 20+ инструментов маркетинга и автоматизации Roistat. Сможете добавить виртуальную АТС в свой бизнес и посмотреть отчёты.

Главное о виртуальных мини-АТС

• Виртуальные мини-АТС помогут оперативно создать собственный колл-центр. Легко подключить любое количество операторов и быстро настроить сценарии обработки телефонных обращений.
• В сервисе можно анализировать источники звонков и работу менеджеров — смотреть, откуда приходят клиенты, сколько выручки приносят, как операторы обрабатывают звонки, сколько клиентов теряют и почему.
• В виртуальной АТС Roistat удобно организовать работу менеджеров по продажам. Можно автоматизировать распределение звонков, отслеживать активность каждого оператора, помогать начинающим менеджерам с помощью режима суфлёра.
• С помощью коллтрекинга Roistat легко фиксировать звонки и экономить на покупке номеров, а речевая аналитика позволяет быстро выявлять проблемные звонки с помощью текстовой расшифровки.

Подписывайтесь на наши каналы в Telegram. Делимся статьями из блога и полезными видео, рассказываем о последних обновлениях продукта Roistat.