Содержание
Что такое ERP-система простыми словами
ERP (Enterprise Resource Planning) — это программное обеспечение для автоматизации бизнес-процессов компании. Компания собирает данные о продукте, работе сотрудников, бизнес-показателях в одном месте. С ERP можно оптимизировать внутренние процессы, хранить массивы данных, необходимые для принятия решений, и упростить процессы управления компанией.
Система помогает автоматизировать рутинные процессы — денежные переводы, формирование отчётности, контроль работы компании.
Задача ERP — увеличить эффективность всей компании: топ-менеджмента, сотрудников, подрядчиков, производителей, контрагентов. Когда в компании единая система данных, работа становится прозрачной.
Чем ERP отличается от CRM
ERP и CRM похожи по задачам. Они нужны, чтобы автоматизировать бизнес-процессы и повысить эффективность компании. Однако у этих систем по-разному расставлены приоритеты.
| ERP | CRM |
| Поможет наладить производство товаров, разобраться с документооборотом, увеличить оборот продукции, наладить взаимодействие отделов | Помогает компании увеличивать продажи и привлекать новых клиентов. CRM хранит данные о пользователях, напоминает менеджерам по продажам о задачах и звонках |
Подробнее про CRM-систему и влияние на эффективность отдела продаж читайте в нашем блоге.
Что учитывает ERP-система
- Производство и продукт — оценка состояния производственных мощностей, себестоимости продукции, состояния и наличия ресурсов, жизненного цикла продукта.
- Сотрудников — ведение кадрового учёта, расчёт зарплаты, составление расписания работы, контроль за рабочим временем, инструменты мотивации.
- Финансы — учёт доходов и расходов бизнеса, планирование бюджета, формирование отчётности.
- Общение с заказчиками и контрагентами — фиксирование истории общения с клиентами, планирование маркетинговых активностей.
- Продажи — ценообразование, работа с заказами и точками сбыта.
- Поставки — управление закупками, поставщиками, логистикой, прогнозирование спроса.
Каким бизнесам и зачем нужна ERP
В Vnmtsolutions изучили рынок ERP-систем и . Среди них: ритейл, промышленность, производство продуктов питания, здравоохранение, строительство и другие.
Как понять, когда необходимо внедрять ERP? Есть несколько признаков, которые помогут определить, что пора повысить эффективность компании:
- Много рутинных процессов, которые снижают мотивацию у сотрудников и воруют время у компании.
- Недостаточно оперативной информации — приходится принимать важные решения, ориентируясь на устаревшие или приблизительные данные.
- Для автоматизации бизнес-процессов интегрирована устаревшая система или несколько разрозненных сервисов, которые невозможно объединить. Отсюда двойной ввод и дублирование данных, недопонимание между отделами, которые используют разные системы.
- Сотрудники из разных отделов плохо взаимодействуют друг с другом — отказывают в помощи, не отвечают на запросы, делают по-своему, игнорируя процессы коллег.
- Доступ к информации можно получить только в офисе компании.
- Нет инструментов контроля или используются такие сервисы, которые некорректно рассчитывают время работы сотрудников.
- Подготовка отчётов и документов постоянно затягивается, из-за чего бизнес теряет деньги, получает штрафы, не может вовремя заплатить поставщикам.
- Продажи и маркетинг никак не связаны — этим занимаются две разные команды, которые никак не соприкасаются друг с другом.
Рассказали в блоге: как улучшить маркетинг с помощью CRM.
В чём преимущества и недостатки ERP-системы компании
| Плюсы | Минусы |
| Прозрачность — работу любого отдела можно отследить и оценить в режиме реального времени. Для этого не нужно находиться в офисе или на производстве — достаточно иметь доступ к системе | Дорогое решение — для внедрения ERP нужно собрать систему под выбранную структуру и процессы компании. Её нужно настроить, адаптировать, обучить сотрудников и обслуживать в дальнейшем. Чем крупнее бизнес, тем дороже внедрение ERP |
| Одна система дешевле, чем несколько разных сервисов. ERP заменит множество отдельных программ, соберёт в себе инструменты для автоматизации работы компании | Длительное внедрение — для автоматизации всех бизнес-процессов может потребоваться не один месяц и даже не полгода. В крупные компании ERP могут внедрять в течение нескольких лет |
| Защита информации — если использовать несколько решений, увеличивается риск утечки данных. ERP хранит данные в одном месте, компания контролирует доступ, есть общие стандарты для ввода и вывода данных | Сложный интерфейс — некоторые системы придётся изучать дольше. Сотрудникам может быть тяжело разобраться в новой сложной программе |
| Автоматизация документооборота — вся отчётность формируется по единым стандартам и шаблонам. Это позволяет быстро создавать документы | Сложный перенос данных — чтобы объединить информацию из других сервисов в ERP, необходимо потратить лишнее время на дополнительную обработку данных. Ведь у ERP свои стандарты ввода и вывода данных |
| Анализ данных — когда вся информация по компании находится в одном месте, проще анализировать данные, планировать развитие, учитывая множество показателей | Зависимость от подрядчика — компания, которая настроила систему, продолжает поддерживать её работу после интеграции. На внесение изменений в ERP у компании может не быть ресурсов — придётся обращаться к подрядчику |
Как выбрать ERP
1. Оценить потребности своей компании
В Panorama Consulting исследовали опыт внедрения ERP в 2020 году. в виде снижения затрат на обслуживание IT. Одной из причин является неверный подход к внедрению системы. Компании сначала выбирают систему, а потом думают про свои потребности — нужна ли им ERP, какие задачи поможет решить, какие показатели улучшить.
Из-за такого подхода увеличивается стоимость и время внедрения — специалистам по интеграции приходится учитывать всё новые и новые запросы бизнеса. Чтобы избежать этого, следует подготовиться к выбору системы — сформировать требования к системе автоматизации процессов. По ним проще подобрать эффективную систему и объяснить специалистам по интеграции, что действительно нужно бизнесу, а от чего можно отказаться.
2. Изучить примеры, кейсы, отзывы
Важно изучить конкурентов и свой рынок — использует ли кто-то ERP, чего удалось добиться внедрением, какие системы внедряют. Чужой опыт поможет избежать ошибок и использовать идеи для внедрения. Можно посмотреть, что о системах пишут сами разработчики и их клиенты.
3. Рассчитать стоимость
На рынке ERP много решений с разными ценами и лицензиями. Некоторые рассчитывают стоимость по количеству пользователей, другие — по числу операций. Стоимость нужна, чтобы корректно сформировать бюджет и не столкнуться с неожиданными тратами после заключения договора внедрения.
С чего начать внедрение ERP-системы
Система автоматизации процессов не будет работать сразу после покупки ПО. Сначала его необходимо интегрировать и настроить. Чем больше бизнес, тем больше времени уйдёт на это.
С внедрением системы помогут интеграторы — специалисты, которые занимаются настройкой ERP.
Что запомнить про ERP
Система автоматизации процессов может помочь ускорить рост компании. Руководство сможет анализировать актуальные данные о работе отделов, контролировать расходы и доходы, отслеживать количество продуктов. Появится прозрачность в работе отделов, увеличится скорость и качество документооборота.
Однако выбор и внедрение ERP-системы — длительный процесс, на который нужно выделить бюджет и время. На поиск подходящего решения может уйти несколько месяцев, а на интеграцию — несколько лет. Но в итоге компания получит централизованную систему данных, которая учитывает процессы внутри компании и помогает улучшать бизнес-показатели.
Связанные термины
Подпишись на Telegram
Содержание
Связанные термины
Подпишись на Telegram