Настройка виртуальной АТС и интеграция сервиса

Как работает виртуальная АТС, как настроить и интегрировать сервис в свой бизнес так, чтобы сразу заработал и приносил ощутимый эффект.

Что такое виртуальная АТС

Виртуальная АТС — это телефонная система, которая работает на облачных технологиях и позволяет организовать работу телефонной линии без необходимости установки дополнительного оборудования и аренды офиса. Интеграция виртуальной АТС помогает автоматизировать процессы и настроить сервис под себя. Среди инструментов сервиса самыми популярными являются:

• автоответчик,
• голосовое меню,
• переадресация звонков,
• запись разговоров.

С помощью виртуальной АТС вы можете управлять своей телефонной линией с любого места и с любого устройства, где есть доступ в интернет. Это означает, что вы можете быть в постоянном контакте со своими клиентами и сотрудниками в любой точке мира.

Настройка виртуальной АТС приведёт к улучшению качества обслуживания клиентов. Сможете повысить эффективность работы сотрудников и сократить расходы на телефонию. Виртуальная АТС — надёжное и инновационное решение, которое позволит вам оставаться на шаг впереди конкурентов и улучшить качество своего бизнеса.

Из чего состоит настройка виртуальной АТС

• Выбор провайдера виртуальной АТС — сперва нужно найти сервис, предоставляют этот инструмент, и узнать план тарифов, на котором будут предоставлены необходимые функции. Важно выбрать провайдера, который предоставляет достаточное количество функций, соответствующих целям вашего бизнеса.
• Настройка маршрутизации звонков — это поможет сделать так, чтобы звонки автоматически переходили на нужный номер или отдел. Для этого необходимо создать голосовое меню, указать номера сотрудников и настроить время работы голосового меню.
• Настройка автоответчика —  чтобы он мог сообщать о времени работы офиса или о необходимости оставить сообщение. В настройках также необходимо указать электронный адрес, на который будут приходить голосовые сообщения.
• Настройка записи разговоров — это поможет прослушивать записи разговоров с клиентами и сотрудниками, чтобы улучшить качество обслуживания клиентов и анализировать работу сотрудников.
• Подключение устройств — телефона и наушников, чтобы использовать их при работе с виртуальной АТС.

В целом, настройка виртуальной АТС включает в себя множество процессов, которые могут быть адаптированы под нужды каждого бизнеса. Важно выбрать провайдера, который обеспечивает качественную поддержку и помогает с настройкой своей системы.

Как интегрировать виртуальную АТС с другими сервисами

Интеграция виртуальной АТС с другими сервисами может значительно улучшить процесс работы отдела продаж и повысить эффективность коммуникаций.

Одной из наиболее распространённых настроек является интеграция виртуальной АТС с CRM-системой. Это позволяет автоматически сохранять историю звонков и контактную информацию клиентов в CRM, что значительно упрощает и ускоряет процесс работы с клиентами.

Как использовать CRM-систему для увеличения бизнес-метрик — рассказали в нашем блоге.

Также можно интегрировать виртуальную АТС с сервисами онлайн-чата и мессенджерами — WhatsApp, Viber и Telegram. Это позволяет клиентам связываться с вами не только по телефону, но и через удобный для них канал коммуникаций.

Популярная интеграция виртуальной АТС — с системами видеоконференций и колл-центрами. Это позволяет обеспечить качественное обслуживание клиентов и эффективное управление коммуникациями внутри компании.

Для интеграции виртуальной АТС с другими сервисами обычно используются API-интерфейсы. С их помощью легко автоматизировать процесс передачи данных между системами.

В целом, интеграция виртуальной АТС с другими сервисами позволяет повысить эффективность работы бизнеса и обеспечить качественное обслуживание клиентов.

Настройка и интеграция виртуальной АТС Roistat

Виртуальная АТС Roistat — это сервис сквозной аналитики, инновационная платформа для маркетинговой аналитики и автоматизации продаж. С её помощью компании могут эффективно управлять рекламой, конверсиями и продажами. Среди множества инструментов Roistat особенно выделяется виртуальная АТС.

Виртуальная АТС Roistat поможет быстро настроить работу отдела продаж на удалёнке и проанализировать эффективность сейлзов — сколько лидов довели до продаж, сколько клиентов упустили, когда не выходили на связь, когда грубили по телефону или отходили от скриптов.

В блоге разобрали, как виртуальная АТС позволяет добиваться целевых бизнес-показателей.

Настройка виртуальной АТС Roistat позволяет:

• получать информацию о каждом звонке, включая номер телефона, длительность звонка и источник трафика, который привёл клиента на сайт;
• эффективно управлять рекламными кампаниями и анализировать показатели отдела продаж;
• интегрировать виртуальную АТС с другими сервисами: CRM-системы, коллтрекингом, системами отчётности, сервисами аналитики. Это обеспечивает более эффективное управление продажами и улучшает качество обслуживания клиентов.
• использовать функционал аналитики звонков, который позволяет улучшить качество работы колл-центра и повысить эффективность продаж.

В чём польза интеграции виртуальной АТС Roistat:

• Не понадобится разработчик для быстрого подключения виртуальной АТС с Roistat. Готовые настройки внутри сервиса позволяют связать его с любой системой в несколько кликов. Более того, Roistat предоставляет пошаговую инструкцию, которая покажет, какие действия нужно сделать для подключения без участия программиста и без дополнительных вложений.
• Интеграция с другими сервисами позволяет использовать функционал коллтрекинга и аналитики звонков, что улучшит качество работы колл-центра и повысит эффективность продаж.

Готовые интеграции Roistat можно посмотреть на сайте.

Инструкция по настройке виртуальной АТС Roistat

Перед настройкой

Необходимо создать новый проект в сервисе Roistat, если его ещё нет. Затем переходим в раздел «Интеграции» и выбираем виртуальную АТС, которую нужно интегрировать. В Roistat 20+ готовых интеграций с виртуальными АТС — это значит, что связать системы можно в пару кликов без обращения к специалисту.

Мы покажем настройку виртуальной АТС на примере инструмента Roistat. В этом случае нам не нужно интегрировать сторонний сервис. Виртуальная АТС подключена, осталось настроить её для корректной работы.

Добавляем группы операторов

Их используют:

• когда создают сценарии обработки звонков, если необходимо указать, какие группы имеют право совершать исходящие звонки;
• когда настраивают доступы к отчётам и истории звонков на рабочем столе оператора;
• когда нужно сделать более удобной сортировку операторов в общем списке.

Для создания новой группы операторов переходите в блок Группы операторов, кликаем Добавить группу операторов

Задайте название для новой группы операторов и нажмите на кнопку Сохранить. В столбце Количество операторов можно увидеть общее число операторов, включая тех, кто был добавлен в архив. Кликнув по цифре, можно перейти к списку операторов, которые принадлежат данной группе.

Можете добавить оператора в нужную группу в разделе Операторы при создании или редактировании профиля оператора.

Добавляем аудиофайлы

В Roistat вы можете загружать аудиофайлы, которые будут проигрываться во время звонка, например, для приветствия или ожидания оператора. Чтобы загрузить файл, перейдите в блок Аудиофайлы и нажмите на кнопку Добавить.

Загружайте файлы с допустимыми форматами – MP3, WAV, OGG, общий размер которых не должен превышать 600 МБ.

В списке аудиофайлов вы увидите сценарии, в которых можно задать настройки проигрывания и скачивания. Чтобы добавить аудиофайл в сценарий обработки звонков, перейдите в раздел Сценарии и откройте окно создания и редактирования сценария. В блоке Входящие звонки кликните Проиграть запись — добавьте нужную запись из списка аудиофайлов.

Подключаем запись разговоров

Изначально все звонки автоматически записываются в формате стерео. Доступ к записям можно получить в разделе История звонков, где можно их прослушать или скачать.

Если нужно отключить функцию записи звонков, перейдите в раздел Настройки, выберите блок Настройка интеграций и отметьте опцию Не записывать телефонные разговоры.

Если отключите функцию записи разговоров, Речевая аналитика больше не будет расшифровывать записи, а вы не сможете анализировать разговоры сейлзов с клиентами.

При создании сделки по звонку, можно запись разговора в CRM, выбрав опцию Создавать сделки в CRM.

Автоматизируем создание сделок из звонков сразу в CRM

Это удобная опция для продавцов — вместо того, чтобы заводить сделку вручную после звонка, сделка автоматически попадает в CRM.

Для автоматического создания сделок в подключённой CRM по каждому звонку необходимо установить флажок напротив опции Создавать по звонку сделки в CRM. Эта опция действует как для входящих, так и для исходящих звонков.

Если включена опция Записывать телефонные разговоры, то при формировании сделки в CRM также появится запись общения с клиентов.

Чтобы сделка создавалась автоматически, необходимо ввести название заявки, которая будет отправляться в CRM по звонку. Рекомендуется использовать переменную {caller} в названии заявки для указания номера телефона клиента, например, «Звонок от {caller}». Таким образом, номер телефона клиента будет появляться в названии каждой заявки.

Для назначения ответственного за созданную сделку в CRM можно выбрать оператора Виртуальной АТС. Это может быть оператор, первый ответивший на звонок, или последний оператор в цепочке. Это удобно, если сделку ведёт тот же менеджер, кто разговаривал с клиентом и оформлял заявку.

В Roistat можно совершать звонки с помощью виртуальной АТС прямо из вашей CRM. Достаточно нажать на кнопку звонка в CRM, выбрать софтфон и войти, используя свои учётные данные для Виртуальной АТС.

Настроим уведомления о пропущенных вызовах

Настройте отправку уведомлений о пропущенных звонках, например, на ваш Telegram-аккаунт. Это можно сделать в разделе Уведомления в настройках проекта.

Проверим, отправляются ли телефонные записи в речевую аналитику

Мы уже упоминали этот сервис Roistat — речевая аналитика автоматически расшифровывает запись в текст, анализирует разговоры с клиентами по словарям и скриптам, подсвечивает проблемные места.

Для анализа работы операторов и выявления проблемных звонков можно отправлять записи разговоров в речевую аналитику. По умолчанию, все звонки, проходящие через Виртуальную АТС Roistat, отправляются в Речевую аналитику. Проверьте, чтобы обе галочки в настройках были включены:

Создание и настройка виртуальной АТС своими руками

Готовое решение, такое как облачная АТС, обычно проще и лучше, чем создание АТС с нуля. Существуют несколько причин для этого:

• Простота настройки — готовые решения часто имеют удобные и интуитивно понятные интерфейсы управления, которые позволяют быстро и легко настроить и использовать АТС без необходимости владеть специальными знаниями. А собрать без них свой сервис не получится.
• Низкая стоимость — загрузить команду разработку созданием своей виртуальной АТС значительно дороже, чем оформить подписку на готовый сервис. К тому же редко когда вы получите только виртуальную АТС. Например, в Roistat есть 20+ маркетинговых инструментов, которые помогут вам улучшить ваши метрики.
• Удобство — настройка облачной АТС предоставляет готовый набор функций и интеграций, которые могут быть использованы без необходимости создания и настройки каждой функции отдельно. Это позволяет сэкономить время и ресурсы.
• Гарантия безопасности — готовые виртуальные АТС обычно имеют высокий уровень безопасности, так как они разрабатываются и поддерживаются профессиональными командами специалистов. Это позволяет предотвратить утечки информации и защитить бизнес от кибератак.
• Поддержка и обновления — облачные АТС обычно имеют более быструю и качественную поддержку, а также регулярные обновления функций. Это позволяет оставаться в курсе последних технологических тенденций и улучшать производительность и эффективность АТС.

Как подключить виртуальную АТС к моему бизнесу?

Для подключения виртуальной АТС к бизнесу нужно выбрать провайдера, выбрать план подписки и настроить функционал виртуальной АТС в соответствии с потребностями бизнеса.

Подключить виртуальную АТС несложно, не понадобятся услуги специалистов — рассказали, как сделать это в пару кликов.

Можно ли использовать существующие телефонные номера в виртуальной АТС?

Да, виртуальная АТС поддерживает перенос номера, поэтому можно использовать любые существующие номера или докупить новые в любой момент.

Как настроить голосовое меню в виртуальной АТС?

Настройка голосового меню в виртуальной АТС зависит от конкретной АТС, но в целом процесс включает в себя выбор голосового меню, запись приветствия, настройку переадресации звонков на определённые номера или отделы.

Как настроить автоответчик в виртуальной АТС?

Достаточно выбрать голосовое сообщение для автоответчика, настроить текст сообщения и указать параметры переадресации звонков.

Можно ли записывать звонки с помощью виртуальной АТС?

Да, виртуальная АТС может записывать звонки для последующего анализа и обучения операторов.

• Виртуальная АТС — удобный инструмент для бизнеса, который позволяет улучшить работу с клиентами и повысить эффективность коммуникации.
• При правильной настройке виртуальная АТС может значительно повысить производительность вашего бизнеса и обеспечить более эффективное взаимодействие с клиентами.
• Интеграция виртуальной АТС с другими инструментами, такими как CRM или речевая аналитика, может оптимизировать процессы в вашей компании.
• Готовые решения, предоставляемые провайдерами виртуальной АТС, помогут быстрее настроить интеграцию сервиса. Использование готовых решений может быть более простым и эффективным вариантом для бизнеса, особенно для небольших компаний.

Подписывайтесь на наши каналы в Telegram. Делимся статьями из блога и полезными видео, рассказываем о последних обновлениях продукта Roistat.