Переадресация на виртуальных АТС

Узнаете, как переадресация на виртуальных АТС помогает оптимизировать процессы в работе отдела продаж и увеличить конверсию в заявку и покупку.

Что такое виртуальная АТС

Виртуальная АТС (автоматическая телефонная система) — это облачное решение для организации телефонии в компании. В отличие от традиционной АТС, которая устанавливается на местных серверах, виртуальная АТС хранится и работает в облачном хранилище.

Основное преимущество виртуальной АТС — гибкость. Её можно настроить под любые нужды компании, добавляя новые номера, голосовые меню, переадресацию звонков и другие функции. Благодаря облачной технологии виртуальная АТС может масштабироваться в зависимости от потребностей бизнеса.

Виртуальная АТС стоит меньше, чем обычная АТС, поскольку она не требует дорогостоящего оборудования и затрат на обслуживание. Компании могут сэкономить без потери качества связи и проблем с функциональностью системы.

Виртуальную АТС можно интегрировать с другими бизнес-приложениями. Например, вы можете интегрировать её с CRM, чтобы автоматически записывать звонки и хранить информацию о клиентах. Это помогает улучшить качество обслуживания клиентов и повысить эффективность работы.

В целом, виртуальная АТС является отличным решением для малого и среднего бизнеса, которые хотят повысить эффективность своей телефонной системы и снизить затраты на её эксплуатацию. Она обеспечивает гибкость, масштабируемость и интеграцию с другими бизнес-приложениями..

Что такое переадресация на виртуальных АТС

Переадресация на виртуальных АТС — это функция, которая позволяет перенаправлять входящие звонки на другие телефонные номера или сотрудников компании в зависимости от определённых условий. Эта функция очень полезна для компаний, которые хотят обеспечить более эффективное и гибкое управление своими звонками.

Виртуальная АТС предоставляет различные опции для настройки переадресации звонков. Например, можно настроить переадресацию звонков на другой номер телефона, если первый номер занят или не отвечает. Также можно настроить переадресацию звонков на определённое время или день, например, на выходные дни или на время отпуска сотрудника.

Переадресация позволяет компании сохранять свой имидж и не пропускать важные звонки. Если в компании есть сотрудники, которые не могут ответить на звонки в определённое время, виртуальная АТС может перенаправить звонки на других сотрудников или на специальные голосовые сообщения, например, для приёма заказов или для автоответчика.

Это очень полезная функция, которая позволяет компаниям управлять своими звонками гибко и эффективно. Она помогает сохранять имидж компании и не пропускать важные звонки, что является очень важным фактором для бизнеса в нашем современном мире.

Читайте в нашем блоге, как виртуальная АТС помогает бизнесу повышать целевые метрики.

Зачем переадресация на виртуальных АТС бизнесу

• Оптимизировать процессы обработки входящих звонков и повысить эффективность коммуникации с клиентами.
• Быстро и эффективно перенаправлять звонки на нужного специалиста или группу специалистов внутри компании в зависимости от ситуации. Например, если один из сотрудников не может ответить на звонок, звонок может быть автоматически переадресован на другого сотрудника, который способен решить проблему клиента.
• Сократить время ожидания ответа — можно настроить автоматические приветствия и меню навигации, что упрощает процесс общения с клиентами. Это особенно важно для компаний, которые получают большое количество звонков и должны обработать их быстро и эффективно.
• Использовать единый номер для всех отделов компании и для всех регионов, где она работает. Это позволяет клиентам быстро найти нужную информацию и получить качественный сервис без лишних затрат на звонки в другие регионы.

Ещё один способ улучшить качество обслуживания клиентов — подключить речевую аналитику. С её помощью легко повысить конверсию в заявки и покупки — рассказали в нашем блоге.

Зачем нужны сценарии переадресации на виртуальных АТС

Сценарии переадресации позволяют настроить автоматическое перенаправление звонков на определённые номера или группы сотрудников в зависимости от ситуации. Например, при занятости сотрудника или его отсутствии на рабочем месте, звонок может быть перенаправлен на другого свободного сотрудника или на голосовое меню, которое поможет клиенту быстро найти нужный отдел или сервис.

Сценарии переадресации также позволяют настроить различные условия для перенаправления звонков, такие как время дня, день недели или номер вызывающего абонента. Например, в нерабочее время звонок может быть перенаправлен на автоответчик, который предложит клиенту оставить сообщение или перезвонить в рабочее время.

Какие бывают сценарии переадресации на виртуальных АТС

Прямая переадресация

Этот тип переадресации активируется, когда вызов поступает на номер, указанный в виртуальной АТС, и срабатывает автоматически, перенаправляя вызов на указанный номер или номера. Это наиболее распространённый сценарий использования виртуальной АТС.

Прямая переадресация позволяет предоставить более быстрое и эффективное обслуживание клиентов, направляя их звонки сразу на нужного специалиста или группу сотрудников. Она также может использоваться в качестве временного решения, когда какой-то сотрудник отсутствует на рабочем месте и не может принимать звонки.

Последовательная переадресация

Если сотрудник не может ответить на звонок, он перенаправляется на другой номер или группу номеров. Вызов переадресуется по определённой цепочке телефонных номеров, пока не будет принят или не завершится.

В этом сценарии каждый номер в цепочке вызывается по очереди начиная с первого, и если он не отвечает, занят или не доступен по другой причине, вызов автоматически перенаправляется на следующий номер в цепочке. Если все номера в цепочке были проверены и никто не ответил, вызов может быть перенаправлен на голосовую почту или другой конечный номер, предварительно настроенный в системе виртуальной АТС.

Такой сценарий переадресации на виртуальной АТС может быть полезен для бизнеса, где важно, чтобы звонок был принят как можно скорее, даже если первый номер в цепочке недоступен.

Параллельная переадресация

Звонок одновременно направляется на несколько номеров телефонов. Таким образом, все эти номера телефонов звонят одновременно, и первый, кто ответит на звонок, обрабатывает его, а остальные звонки автоматически отменяются.

Этот сценарий переадресации наиболее эффективен, когда необходимо обеспечить быстрое реагирование на входящие звонки, например, при организации службы поддержки или приёмной компании. Также он может использоваться, когда необходимо связаться с несколькими сотрудниками одновременно и оставить сообщение на автоответчике, если ни один из сотрудников не ответил на звонок.

Временная переадресация

Этот сценарий позволяет временно изменять маршрут обработки звонков в случае временного отсутствия абонента. Например, если сотрудник выходит на обед или находится в отпуске, временная переадресация позволит перенаправить все звонки на другого сотрудника или на голосовую почту, где клиент сможет оставить сообщение.

Такая переадресация может быть задана на определённый период времени, после которого автоматически отключается, либо вручную снимается абонентом, когда он возвращается на рабочее место. Эта настройка также может быть использована для переадресации звонков на другой номер телефона, например, на мобильный телефон, в случае временного отсутствия на рабочем месте.

Автоответчик

Звонок автоматически перенаправляется на голосовую почту, когда сотрудник не может ответить на звонок или его номер занят. Звонящий может оставить сообщение на голосовой почте.

Интерактивный голосовой меню (IVR)

Когда клиент звонит на главный номер компании, он слышит запись, которая направляет его на нужный отдел, сотрудника или сервис. Это позволяет эффективно организовать работу с большим количеством звонков и улучшить качество обслуживания клиентов.

Как управлять сценариями переадресации

Управление сценариями переадресации на виртуальных АТС обычно осуществляется через соответствующие панели управления, которые предоставляют провайдеры виртуальных АТС.

Существует несколько способов управления сценариями переадресации:

• Веб-интерфейс — большинство провайдеров виртуальных АТС предоставляют веб-интерфейс для управления настройками АТС. С его помощью можно создавать, изменять и удалять сценарии переадресации, а также настраивать их параметры.
• API — с помощью API можно автоматизировать процесс создания, изменения и удаления сценариев переадресации, например, при интеграции с другими системами.
• Звонок на техническую поддержку — в случае возникновения проблем с настройками сценариев переадресации можно обратиться в техническую поддержку провайдера виртуальной АТС. Специалисты технической поддержки помогут разобраться в проблеме и настроить сценарий переадресации.

Важно отметить, что при управлении сценариями переадресации необходимо учитывать особенности бизнес-процессов компании. Некоторые сценарии переадресации могут быть более эффективными для конкретных целей, а некоторые - менее эффективными. Поэтому перед настройкой сценариев переадресации необходимо провести анализ бизнес-процессов и выбрать оптимальные варианты настройки виртуальной АТС.

Как настроить сценарии переадресации на виртуальных АТС

Покажем на примере виртуальной АТС Roistat. С ней можно настроить сценарии, которые помогут:

• управлять всеми звонками в компании;
• быстро распределять вызовы по сотрудникам и сейлзам;
• автоматизировать действия в зависимости от факторов: время вызова, номер пользователя и т.д.;
• добавить аудиофайл перед вызовом;
• открыть доступ к звонкам для конкретных сотрудников и многое другое.

Шаг 1. Добавляем сценарий переадресации

Открываем сервис Roistat, слева в меню ищем раздел Сценарии, кликаем Добавить сценарий.

Придумайте такое название сценария, чтобы его легко было потом найти в списке других сценариев. Например, «звонок в нерабочее время».

Шаг 2. Фиксируем телефонный номер

В блоке Номера телефонов выбираем список не привязанных к другим сценариям номеров.

Если номеров нет, их можно приобрести прямо в интерфейсе виртуальной АТС Roistat.

Шаг 3. Настроим обработку звонков

Активируем опцию Разрешить входящие звонки — прописываем действия для переадресации.

Можно добавлять сразу несколько действий для одного сценария.

Задаём условия, при которых наш сценарий будет срабатывать:

• Время — когда сценарий должен запуститься. Изначально стоит параметр В любое время. Его можно поменять или задать собственный.

Если не указать время для сценария, он будет работать постоянно.

• Фильтр по номерам — для каких номеров должен сработать сценарий. Изначально стоит параметр Любой номер. Кликните по нему, чтобы поменять на любой другой.

Добавляйте номера по порядку через запятую — например, 7xxxxxxxxxx, 7yyyyyyyyy, 7zzzzzzzz.

Можно отфильтровать сценарий для конкретных номеров — в этом случае выбираем Только для указанных. Если нужно, чтобы сценарий не срабатывал для конкретных номеров, кликните Для всех, кроме указанных.

• Добавочный номер — это поможет упростить навигацию для пользователей и для компании, позвонивший сможет указать добавочный номер, если ему нужен конкретный сотрудник. Для подключения добавочного номера кликаем по блоку Ожидание ввода добавочного номера.

В этом случае перед соединением с оператором у клиента будет 5 секунд ожидания, чтобы он успел ввести добавочный номер.

Шаг 4. Задаём действия

Они будут автоматически выполняться, если входящий звонок соответствует заданным условиям. Кликаем Добавить действие.

Для примера настроим последовательную переадресацию.

В поле Действие выбираем Соединить с → Следующим по очереди. В этом случае через заданный промежуток времени вызов переводится на следующего оператора из группы.

Можно добавить несколько действий для сценария.

Шаг 5. Сохраняем сценарий

Если сценарий готов к запуску, кликаем Сохранить.

Сценарий попадёт в общий список сценариев и запустится автоматически.

Могу ли я настроить переадресацию на виртуальной АТС на конкретные номера телефонов?

Да, для этого необходимо создать соответствующий сценарий переадресации и указать номера телефонов, на которые хотите переадресовывать звонки. Обычно виртуальные АТС предоставляют различные опции для настройки переадресации, включая прямую, последовательную, параллельную и временную переадресацию. Вы можете выбрать наиболее подходящую опцию в зависимости от ваших потребностей и настроить переадресацию на нужные номера телефонов.

Как проверить, что переадресация на виртуальной АТС работает корректно?

Для проверки корректности работы переадресации на виртуальной АТС можно провести несколько тестов:

• Позвоните на основной номер и проверьте, что вызов перенаправляется на нужный номер, в соответствии с выбранным сценарием переадресации.
• Отключите переадресацию на время и позвоните на основной номер, чтобы убедиться, что вызов по-прежнему поступает на основной номер.
• Протестируйте переадресацию на разные номера и убедитесь, что она работает корректно в любой ситуации.
• Проведите тестирование в разное время суток и в разные дни недели, чтобы убедиться, что переадресация работает стабильно и надёжно.
• Проверьте работу сервиса с помощью специальных инструментов для мониторинга и тестирования работы виртуальной АТС, которые могут предоставляться провайдером услуг.

При выполнении этих тестов необходимо обратить внимание на качество связи, скорость и точность переадресации, а также на возможные проблемы с соединением или звуком. Если вы замечаете какие-либо проблемы с работой переадресации, следует связаться с провайдером услуг и запросить техническую поддержку.

Как отключить переадресацию на виртуальной АТС?

Отключение переадресации на виртуальной АТС зависит от используемой платформы и провайдера услуг. Обычно для отключения переадресации на виртуальной АТС достаточно найти соответствующий пункт в настройках.

Какая цена на переадресацию на виртуальной АТС?

Стоимость переадресации на виртуальной АТС может варьироваться в зависимости от провайдера услуг и используемых функций. Обычно цена зависит от количества линий и номеров, которые вы используете.

Какие возможности переадресации для компаний с несколькими офисами или филиалами?

Можно настроить виртуальный номер для каждого офиса или филиала, а затем настроить переадресации звонков с каждого номера на общий номер компании или на другие номера офисов или филиалов. Таким образом, звонки будут автоматически перенаправляться на доступных сотрудников всех офисов и филиалов.

• Виртуальные АТС предоставляют бизнесам различные сценарии переадресации звонков. Они помогают настроить правильное распределение входящих вызовов между сотрудниками и отделами компании, улучшить обслуживание клиентов и повысить производительность сотрудников.
• Существуют несколько сценариев переадресации, основные из них: прямая, последовательная, параллельная и временная.
• Управление сценариями переадресации осуществляется через интерфейс виртуальной АТС. Бизнесы могут настраивать и изменять сценарии в зависимости от своих потребностей. Для проверки правильности работы сценариев переадресации можно проводить тестовые вызовы.
• Цена на переадресацию на виртуальной АТС может зависеть от компании-провайдера, выбранного плана и дополнительных опций. Часто цена не зависит от количества переадресаций, а представляет собой ежемесячную или годовую подписку.

Подписывайтесь на каналы Roistat в Telegram. Делимся статьями из блога и полезными видео, рассказываем о последних обновлениях продукта Roistat.